Trainee at fair: Wie viele Menschen braucht man, um eine Messe zu organisieren?

Lisa und Klara aus dem Team Vertrieb sind bei ihrer Recherchetour schon viel im Unternehmen herumgekommen. Sie haben mit zahlreichen Kollegen gesprochen, Informationen gesammelt – und natürlich in Blog-Artikeln von ihren Erkenntnissen berichtet. Und auch heute sind sie wieder einer interessanten Frage nachgegangen: Wie viele Menschen braucht man, um eine Messe wie die BrauBeviale zu organisieren?

Wir, Lisa und Klara, haben die Antwort auf diese Frage gefunden. Sie lautet: Natürlich sind zahlreiche verschiedene Menschen daran beteiligt, eine Messe auf die Beine zu stellen – aber nur bei einer Person laufen alle Fäden der Messeorganisation zusammen. Nur eine Person weiß über jeden Schritt Bescheid und ist Anlaufstelle für alle Beteiligten. Wenn es um die Organisation der BrauBeviale geht, ist diese Person Daniela Giehrl, tätig in der Abteilung Unternehmenskommunikation/Global Communications – auch genannt Danny. 🙂

Eine Schnitt- und Anlaufstelle

Bei Danny werden alle Informationen, Wünsche und Anforderungen von Produktspezialisten, von Vertriebs- und LCS-Mitarbeitern, von Kollegen aus der Unternehmenskommunikation, von Vorständen und vom externen Messebauer gesammelt und in zahlreichen Gesprächen aufeinander abgestimmt. Und das ist nicht einfach! Denn es gibt viele Menschen, mit denen Rücksprache gehalten werden muss – abteilungs- und unternehmensübergreifend. Die Arbeit aller Menschen, die Vorbereitungen für die Messe treffen und auf der Messe selbst vor Ort sein werden, muss aufeinander abgestimmt werden, damit ein stimmiges Endergebnis entstehen kann.

Beispielsweise sind, wie bereits berichtet, einige Kollegen in der Unternehmenskommunikation damit beschäftigt, Einladungen zur Messe zu schreiben, Banner und Etiketten zu gestalten und Vieles mehr. Und auch unser Pate Johannes Templer aus der internationalen Vertriebsorganisation muss so Einiges planen, wie etwa Mitarbeiter, Transportmittel und Unterkünfte. Danny sorgt dann dafür, dass aus den vielen parallel ablaufenden Schritten das „große Ganze“ – also ein gelungener Messeauftritt – entsteht. Sie leitet die Pläne der Mitarbeiter an den Partner-Messebauer weiter und kümmert sich darum, dass diese umgesetzt werden.

Schritte der Messeorganisation

Der erste Schritt der Messeorganisation wird von Danny bereits im Januar, d.h. 10 Monate vor der Messe getan: Die Ausstellungsfläche wird gebucht. Die eigentliche Vorbereitung beginnt dann in Zusammenarbeit mit den Produktspezialisten und den verschiedenen Abteilungen mit der Auswahl der Exponate zwischen Juni und September.

Danach wird mit dem Messebauer besprochen, wie der Messestand gestaltet werden soll. Das ist gar nicht so einfach, da auf sehr viele Details geachtet werden muss: Teppiche, Mobiliar, Licht, Leuchtreklamen, WLAN-Zugänge etc. Außerdem müssen alle Zertifikate und Genehmigungen bei der Messeleitung in Nürnberg eingereicht werden (z.B. Brandschutz!).

Es gibt also im Vorfeld sehr viel zu tun… Wie die Messetage inklusive Auf- und Abbau dann genau ablaufen werden, berichten wir in unserem nächsten Blog-Artikel!  🙂