Trainee at fair: Ein eigenes Online Buchungssystem und viel Organisationsaufwand

Lisa und Klara aus dem Team Vertrieb starten ihre Recherche-Tour rund um die BrauBeviale 2014. Sie wollen erfahren, wie man eine Messe auf die Beine stellt – und welche Aufgaben der Vertrieb bei den Messe-Vorbereitungen übernimmt. Ihr Pate Johannes Templer aus der internationalen Vertriebsorganisation ist die erste Anlaufstelle. Lisa und Klara forschen nach: Wie beginnt man mit der Planung einer Messe? Wie koordiniert man Mitarbeiter, Unterkünfte und Transportmittel? Was muss sonst noch organisiert werden?

Während der Gespräche mit unserem Paten Johannes Templer haben wir, Lisa und Klara, Eines als Erstes festgestellt: Wer glaubt, dass es für die Messe-Organisation genügt, einmal einen „Masterplan“ zu erstellen und diesen dann für jede Messeplanung zu verwenden, der hat sich gewaltig getäuscht! Denn jede Messe ist anders. Bereits Monate vor jeder Messe geht es mit den Vorbereitungen los, bei denen – je nachdem, um welche Messe es sich handelt – verschiedene Sachen berücksichtigt werden müssen. Bis zur Brau sind es nicht einmal mehr zwei Monate – die Vorbereitungen sind also in vollem Gange.

Aber wie beginnt man mit so einer Messeplanung? Los geht es mit einem Meeting bestehend aus Vertrieb, Technik und Unternehmenskommunikation, in dem die Erwartungen und Anforderungen aller Bereiche besprochen werden. Wie groß soll der Stand werden? Welche Exponate werden ausgestellt? Was ist derzeit auf dem Markt gefragt? Welche Innovationen gibt es zu präsentieren? Danach wird zwischen Technik und Marketing besprochen, welche Maschinen gerade gebaut werden und auf der Messe aufgestellt werden könnten. Natürlich nur mit Erlaubnis des Kunden.

Mit wie vielen Mitarbeitern ist der Vertrieb auf der BrauBeviale vertreten?

Jetzt geht der Stress für unseren Paten Johannes Templer, der in der internationalen Vertriebsorganisation tätig ist, erst richtig los. Denn wie wir erfahren haben, gibt es viel zu tun! Erst einmal muss geklärt werden, wie viele Vertriebs- und Niederlassungsmitarbeiter an der Messe teilnehmen werden. Doch es ist gar nicht so leicht, die genaue Anzahl schon so lange im Voraus herauszubekommen. In einem Kick-off-Meeting mit den Assistentinnen der einzelnen Vertriebsregionen und Key Accounts gibt unser Pate Johannes einen ersten Überblick über Themen rund um die Messe und die einzelnen Organisationsschritte.

Die Assistentinnen planen dann in enger Abstimmung mit ihm, den Niederlassungsleitern und den Leitern der Regionen, wer wann aus welcher Region auf die Messe kommt. Denn es gilt, zeitnah die Ausstellerausweise zu kalkulieren und zu bestellen. Trotz aller Planung: Wie viele Kollegen bei der Brau 2014 vor Ort sein werden, ist bis dato noch nicht ganz sicher und orientiert sich natürlich auch am Zuspruch der Kunden. Bei der letzten Brau waren es zum Beispiel ungefähr 150 Krones Vertriebs-Mitarbeiter.

Ein eigenes Online-Buchungssystem, Transportmittel, Kundenevents: Es gibt viel zu tun

Die Vertriebskollegen aus aller Welt müssen auch untergebracht werden. Deswegen sorgt Krones vor und erwirbt, mithilfe der ermittelten Daten und auf Basis von Erfahrungswerten, Hotelkontingente in Nürnberg.

Was wir besonders interessant fanden: Die Buchung der Hotelzimmer, sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden, erfolgt über eine durch unseren Reisedienstleister DERTOURISTIK/ Tradefairs eigens für Krones eingerichtete Online Plattform. Über dieses Portal können die Vertriebsmitarbeiter dann selbstständig Zimmer für sich oder ihre Kunden buchen, reservieren und stornieren.

Aber damit ist es längst noch nicht getan! Es müssen auch noch Shuttlebusse bzw. Fahrzeuge für den Weg nach Nürnberg zur Messe organisiert und bereitgestellt werden. Außerdem werden die Daten aller  Mitarbeiter, die Dienst am Messestand haben, im Messesystem erfasst: Telefonnummer, Sprachen, die Länder und Kunden, die der jeweilige Mitarbeiter betreut, etc. Diese Daten helfen den Kolleginnen an der Messe-Infotheke. Denn wenn ein Kunde eintrifft, kann umgehend der jeweils zuständige Mitarbeiter benachrichtigt werden. Auch die Werbegeschenke für Kunden werden bei den vorab gehaltenen Informationsveranstaltungen festgelegt.

Außerdem muss das sogenannte Messeinformationspapier mit einer kurzen Beschreibung aller Exponate und Schwerpunktthemen vorbereitet werden. Dieses wird  dann vor der Messe an alle Vertriebsmitarbeiter zur Vorbereitung ausgeteilt. So kann sich jeder einen Überblick über den Messestand machen. Aber weil es ganz schön viele Exponate gibt, wird es kurz vor Beginn der Messe noch einen Standrundgang geben. Da werden die Exponate dann nochmal im Detail vorgestellt. Aber jetzt heißt es erst mal: Alles fertig vorbereiten, damit die Brau 2014 ein tolles und erfolgreiches Erlebnis für alle wird!