2 Min. Lesezeit Assistentin – Kaffeekochen war gestern

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Assistentin – Kaffeekochen war gestern Menschen | | 22.05.2017 2 Min. Lesezeit

Hallo! Ich bin Silke Riedl und arbeite als Assistentin für den Head of Information Management. Ja, genau – Assistentin – und nein, ich kann mich nicht erinnern, wann ich das letzte Mal Kaffee für meinen Chef gekocht habe, falls das einer Ihrer ersten Gedanken war. Tatsächlich drückt er das Knöpfchen des Kaffee-Vollautomaten alleine.

Ich möchte meinen ersten Blog-Artikel nutzen, um den Job als Assistentin sowie mein Team vorzustellen. Wir haben nämlich im Bereich Information Management eine einmalige Konstellation bei Krones – eine Team-Assistenz für das Management. Normalerweise ist es so, dass jede Führungskraft im oberen und mittleren Führungskreis eine persönliche Assistenz hat. Wir haben uns bewusst gegen dieses System entschieden. Bei uns ist es so, dass alle drei Assistentinnen der obersten Ebene zugeordnet sind. Dies bedeutet aber nicht, dass wir alle drei nur für den Head of Information Management, Holger Blumberg, arbeiten. Im Gegenteil, wir haben sowohl Eins-zu-eins-Zuordnungen zu den Führungskräften in den Ebenen darunter, als auch eine Aufteilung in Sachgebiete.

Meine Kollegin Roswitha Hölzl ist beispielsweise die Hauptansprechpartnerin für alle Aufgaben im Rahmen des Identity Access Management. Dies ist ein sehr weites Aufgabenfeld. Unter anderem werden Equipment- und Software-Bestellungen für unsere Kollegen bearbeitet oder aber Berechtigungen für File-Systeme oder SAP-Rollen beschafft. Dazu gehört auch das Anfordern von Benutzerstämmen für die in unserem Bereich eingesetzten Consultants, inklusive aller benötigten Berechtigungen.

Meine zweite Kollegin Anita Wagner ist für die Seminaranmeldungen und alle Reisebuchungen unserer Mitarbeiter zuständig. Wenn zum Beispiel ein Kollege oder eine Kollegin zu einem einwöchigen Seminar angemeldet werden soll, dann kümmert sich Anita um die Buchung des Seminars, das entsprechende Transportmittel, die Hotelübernachtung sowie um die anschließende Reisekostenabrechnung. Die alle zwei Jahre stattfindende IT-Conference, mit Teilnehmern aus unseren Niederlassungen auf der ganzen Welt, wird ebenfalls von ihr organisiert.

Ich bin für Holger Blumberg, sowie für den Head of IM Global Infrastructure, Josef Kammermeier, zuständig. Das heißt, ich manage den Tagesablauf für beide, kümmere mich um Termine, bearbeite E-Mails und führe Telefonate. Die Organisation von Veranstaltungen mit externen Teilnehmern, bei denen das Information Management als Gastgeber fungiert, gehört ebenfalls zu meinem Aufgabenbereich. Mein Schwerpunkt liegt in den Sachgebieten Personal, Einkauf und Finanzen. Was das genau bedeutet? Der Zielvereinbarungsprozess – Erstellen, Review und Bewerten –oder das Anfordern neuer Mitarbeiter im Rahmen der Personalplanung läuft über mich. Das Anlegen von Bestellanforderungen für Hardware, Software oder Dienstleistung gehört ebenso zu meinen Aufgaben wie auch die Mitarbeit bei Budgetplanung und -kontrolle.

Da wir alle gemeinsam in einem Arbeitsbereich sitzen, können wir uns jederzeit gegenseitig vertreten. Wir bündeln in unserem Team alle Kompetenzen und bieten durch unsere Spezialisierung die optimale Betreuung für das Management und unsere Kollegen. Am wichtigsten ist dabei aber, dass wir uns alle sehr gut verstehen und gegenseitig respektieren – genau darum klappt es in unserem Team auch so hervorragend.

Ich hoffe, ich konnte einen interessanten Einblick in den täglichen Job einer Assistentin geben und geh mir dann mal einen Kaffee holen – für mich selbst.😉

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