Alle Jahre wieder?

Ein großer, schön geschmückter Christbaum steht im Krones Hauptgebäude in Neutraubling, behängt nicht nur mit Christbaumkugeln, sondern auch mit ganz vielen Wunschzetteln. Normalerweise heißt das bei Krones: Die Weihnachtsaktion, bei der Krones Mitarbeiter Kinder aus Heimen beschenken können, ist wieder in vollem Gange.

„Normalerweise“ ist hier aber das Stichwort, das 2020 von den vorherigen Jahren unterscheidet. Große Scharen vor dem Weihnachtsbaum im Hauptgebäude mussten dieses Jahr vermieden werden und auch Mitarbeiter, die zu Hause arbeiten, hätten gar nicht die Chance, einen Wunschzettel vom Baum zu pflücken. Die Corona-Pandemie machte also auch unserer Weihnachtsaktion einen Strich durch die Rechnung. Das Ganze dann komplett ausfallen lassen? Das kam für das Projekt-Team nicht in Frage. Schließlich gehört die Weihnachtsaktion mittlerweile einfach dazu und auch die Kinder aus den Heimen würden sich sicherlich wieder über Geschenke von den Krones Christkindern freuen. Bereits im Sommer war also klar: Eine Alternative musste her. Und so viel kann ich jetzt schon verraten: Die Aktion wurde in die Online-Welt verschoben.

Wie diese Alternative aber genau aussieht und wie Krones doch noch zu seinem virtuellen Weihnachtsbaum gekommen ist, erzählt uns mein Kollege Kai Bernard aus dem Team Corporate Communications, der sich für die digitale Alternative ganz schön ins Zeug gelegt hat.

Kai, was hat dich dazu inspiriert, bei der Umsetzung der Weihnachtsaktion mitzumachen?

Seit es die Aktion gibt, bin ich eigentlich Fan davon (und auch Teilnehmer). Ich hätte es ziemlich schade gefunden, wenn sie gerade in diesem unerfreulichen Jahr nicht hätte stattfinden können. Es war also eine Herzensangelegenheit, nicht nur von mir, sondern vom ganzen Team.

Was genau war dein Part bei dem Projekt?

Ich musste eine Lösung finden, wie wir die Karten online für die Mitarbeiter bereitstellen können. Oberste Prämisse war natürlich: Die Alternative musste sich relativ schnell und unkompliziert umsetzen lassen. Letztendlich ist die Wahl dann auf SharePoint in Zusammenspiel mit Power Automate gefallen. Die beiden Anwendungen bringen eigentlich alles mit, um diese Art von Workflow abzubilden.

Zuerst wurden alle von den Kindern ausgefüllten Wunschzettel von meiner Kollegin Nicole einzeln eingescannt und in eine öffentliche Bibliothek geladen, in der die Teilnehmer sie später anschauen können. Über eine benutzerdefinierte Formatierung wurde jeder Karte ein Button hinzugefügt, der für die jeweilige Karte einen Flow in Power Automate auslöst – und zwar dann, wenn ein Mitarbeiter sich dazu entschied, den entsprechenden Wunsch auf der Karte erfüllen zu wollen. Wurde die Karte also „vom Baum genommen“, löste das einen Flow aus. Daraufhin wurde eine Bestätigungsmail versendet, geprüft, ob die Karte schon vergeben ist und die Karte aus dem öffentlichen Pool gelöscht.

Auf welche Probleme bist du bei der Umsetzung gestoßen?

Die größte Herausforderung war eigentlich, die gesamte Lösung so einfach wie möglich zu gestalten, damit die Hürden zum Mitmachen entsprechend niedrig sind. Natürlich versprüht eine SharePoint-Bibliothek nicht den Charme eines Christbaums, an dem die Karten aufgehängt sind. Aber letztendlich geht es ja darum, dass am Ende auch alle Wünsche der Kinder auch wirklich erfüllt werden. Dass ich den Workflow so konfigurieren konnte, dass die Karten den Teilnehmern über Power Automate per Mail zur Verfügung gestellt wurden, war auch eine große Hilfe. So hat jeder Mitarbeiter seinen „gezogenen“ Wunschzettel am Ende ganz einfach als E-Mail in seinem Outlook-Postfach bekommen und man musste sich nicht extra mit einem neuen System vertraut machen. Wichtig war natürlich auch zu verhindern, dass mehrere Mitarbeiter dieselbe Karte nehmen können. Auch das ließ sich über den dahinterliegenden Flow abfangen.

Wie lange hat es dann im Endeffekt gedauert, das Projekt so im System umzusetzen?

Ich habe über einen Zeitraum von zwei bis drei Wochen, wenn es das Tagesgeschäft zugelassen hat, immer wieder zwischendurch an der Umsetzung gebastelt.

Hast du selbst bei der Aktion mitgemacht?

Na klar! Spätestens wenn ich sehe, dass sich jemand Star Wars Lego wünscht, kann ich auch gar nicht mehr anders.

War die digitale Version der Aktion deiner Meinung nach genauso erfolgreich wie die „normale“?

Ja, mindestens so erfolgreich. Der Ansturm auf die Karten hat mich wirklich überrascht und ich habe mich natürlich gefreut, dass die Aktion auch in der Form so gut angenommen wurde. Natürlich geht ein bisschen das Weihnachts-Feeling verloren, wenn man sich die Karten nicht selbst vom Baum „pflücken“ kann. Aber letztendlich geht es darum, jemandem eine kleine Freude zu machen. Und ich denke, dieses Ziel wurde erreicht.

Danke, lieber Kai, dass du dir die Zeit genommen hast, und danke auch an das gesamte Projekt-Team, welches die Aktion auch dieses Jahr wieder ermöglicht hat. Und damit würde ich sagen, kann man dem Titel am Ende das Fragezeichen abnehmen: Ja, alle Jahre wieder wollen wir bei Krones an Weihnachten Christkind spielen und Kindern aus der Region eine Freude bereiten. In diesem Sinne schon mal ein frohes Weihnachtsfest, das hoffentlich – wie unsere Weihnachtsaktion auch – vielleicht anders, aber sicherlich genauso besonders wird!